Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Permohonan dengan Pendekatan Work System Framework dan SSADM

Abstract

Pengelolaan surat permohonan pada instansi pemerintahan memiliki peranan penting dalam mendukung kelancaran administrasi, kecepatan layanan, serta ketertiban arsip. Namun, proses pengelolaan surat yang masih dilakukan secara manual seringkali menimbulkan permasalahan seperti keterlambatan distribusi, ketidakteraturan dokumen, dan kesulitan pencarian arsip. Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem informasi pengelolaan surat permohonan dengan pendekatan Work System Framework (WSF) untuk menganalisis elemen kerja dan Structured System Analysis and Design Method (SSADM) untuk mendetailkan model data dan alur informasi. Studi kasus dilakukan pada Bagian PROKOPIM Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Bandung. Hasil penelitian ini berupa rancangan sistem yang memanfaatkan teknologi QR-Code untuk validasi dokumen dan mendukung digitalisasi proses pengesahan, pendistribusian, serta pengarsipan surat. Rancangan sistem diharapkan dapat mempermudah proses pengelolaan surat permohonan secara efektif, efisien, dan mendukung transformasi digital layanan publik.